INTRODUZIONE
Questo codice di condotta (di seguito, il "Codice") deve intendersi come rivolto, per quanto consentito dalla natura della fornitura richiesta, a tutti i "Fornitori" di Golmar Italia S.p.A. (di seguito "Golmar"), così come individuati dalle disposizioni che seguono.
Con il termine Fornitori s'intende qualsiasi persona fisica o giuridica esplicitamente incaricata di fornire beni e/o servizi a Golmar (sul territorio nazionale ed all'estero), nonché qualsiasi altra impresa subappaltatrice, controllata o consociata, che abbia una relazione con Golmar medesima, anche mediata dai Fornitori.
I Fornitori sono valutati e scelti attraverso un sistema di selezione imparziale. L'acquisto di beni e/o servizi è organizzato in base a criteri predefiniti.
Golmar si impegna a soddisfare al meglio le necessità e le aspettative delle parti interessate con le quali si trova ad interagire nello svolgimento della propria attività, condividendo il principio secondo cui l'etica nella conduzione degli affari deve essere considerato un valore primario ed un obiettivo da perseguire come condizione del successo d'impresa. Golmar agisce inoltre in conformità agli standard, alle leggi e alle normative vigenti nei contesti in cui opera, sia a livello nazionale, sia a livello internazionale.
Golmar si aspetta, pertanto, che anche i propri Fornitori aderiscano alla stessa filosofia nella gestione delle proprie aziende e richiede quindi loro di rispettare i principi etici e di condotta descritti nel presente Codice, nonché di garantire che i loro rispettivi fornitori e subappaltatori si comportino allo stesso modo. I Fornitori sono tenuti a rispettare le leggi, i regolamenti e le prassi proprie dei rispettivi paesi di appartenenza. Laddove il Codice dovesse trattare gli stessi argomenti, s'intenderanno come attuabili gli standard più elevati o le disposizioni più restrittive. Laddove il Codice fosse invece in contraddizione con la legge applicabile, sarà quest'ultima a prevalere.
I Fornitori si costituiscono garanti nei confronti di Golmar per il lavoro svolto dai loro rispettivi subappaltatori e fornitori e garantiscono il rispetto, da parte loro, del presente Codice e degli obblighi da esso derivanti.
I Fornitori sono incoraggiati ad adottare un proprio codice etico, nonché ad ottenere le opportune certificazioni o implementazioni standard relativi a processi o materiali (ove disponibili e riconosciuti a livello internazionale) al fine di garantire la piena conformità del loro operato a quanto prescritto nel presente Codice.
Golmar potrà modificare il presente Codice di condotta in qualsiasi momento, per conformarsi, ad esempio a nuove circostanze o sviluppi legislativi. In caso di modifica, si impegna a trasmettere tempestivamente ai Fornitori la versione aggiornata.
CONDIZIONI DI LAVORO
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Orario di lavoro
In relazione all'orario di lavoro ed agli straordinari dei propri dipendenti, i Fornitori dovranno rispettare i limiti stabiliti dalle leggi del paese in cui è svolta l'attività lavorativa. I Fornitori non potranno imporre straordinari in misura eccessiva. L'orario di lavoro e la sua relativa disciplina dovranno in ogni caso essere stabiliti con i dipendenti mediante contratto scritto. Il numero massimo di ore lavorate alla settimana dovrà sempre essere conforme alla legge locale e dovrà essere concesso almeno un giorno libero ogni sei giorni lavorativi consecutivi.
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Libertà di associazione
I Fornitori dovranno rispettare e riconoscere il diritto di ciascun dipendente a negoziare collettivamente, a creare od aderire all'organizzazione sindacale di propria scelta, senza penalità, discriminazioni o ritorsioni di qualsiasi genere.
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Discriminazione
Poiché Golmar non ammette alcuna discriminazione, diretta o indiretta, connessa all'età, al genere, all'orientamento sessuale e all'identità di genere, allo stato di salute, alla razza o all'origine etnica, alla nazionalità, alle credenze religiose e alle opinioni politiche dei suoi interlocutori, Golmar stessa chiede ai propri Fornitori di trattare tutti i loro dipendenti e collaboratori in modo equo e corretto e di non praticare alcun tipo di discriminazione (in relazione ad assunzione, retribuzione, accesso alla formazione, sviluppo della carriera lavorativa, benefici o licenziamenti, etc.), basata su razza, nazionalità, status sociale, religione, abilità, identità di genere, orientamento sessuale, responsabilità familiari, appartenenza sindacale, opinioni politiche o su qualsiasi altra condizione che potrebbe dare luogo a discriminazione.
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Retribuzione
I Fornitori dovranno corrispondere ai propri dipendenti salari congrui e pagare gli straordinari secondo le regole previste dal contratto collettivo di riferimento e riconoscere i benefici e le tutele che la legge prevede per i dipendenti medesimi. Se la legge non fissa un salario minimo, i Fornitori dovranno in ogni caso garantire che le retribuzioni siano almeno pari alla media minima riconosciuta nel settore produttivo di appartenenza.
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Lavoro forzato
Il ricorso al lavoro forzato da parte dei Fornitori, ottenuto sotto la minaccia di una punizione, trattenendo documenti di identità, sfruttando condizioni di asservimento, richiedendo ai lavoratori di pagare "cauzioni", riducendo la libertà di movimento od applicando qualsiasi altro limite alla libertà personale è severamente proibito. Golmar interromperà pertanto, con effetto immediato, ogni relazione commerciale con i Fornitori che ricorreranno alle suddette pratiche.
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Lavoro irregolare
I Fornitori saranno tenuti a rispettare tutte le norme applicabili allo scopo di prevenire il lavoro irregolare, clandestino o non dichiarato. Golmar interromperà immediatamente le relazioni commerciali con i Fornitori che si avvarranno, in qualsiasi forma, di forza lavoro irregolare.
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Lavoro minorile
È severamente vietato l'impiego lavorativo di soggetti di età inferiore ai 16 anni. Nei paesi in cui le leggi locali stabiliscano un'età superiore per il lavoro minorile o un'età per il completamento dell'istruzione obbligatoria superiore a 16 anni, si applicherà il limite di età più elevato. Golmar interromperà immediatamente le relazioni commerciali con i Fornitori che ricorreranno a lavoratori di età inferiore a quella sopra stabilita od a quella minima, più elevata, fissata dalla legislazione del paese in cui è svolta l'attività lavorativa.
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Lavoro giovanile
Un dipendente di età inferiore ai 18 anni è considerato giovane lavoratore. I Fornitori non dovranno esporre i giovani lavoratori a situazioni pericolose per la loro salute e per il loro sviluppo fisico e mentale. I giovani lavoratori non dovranno lavorare durante le ore notturne.
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Molestie e abusi
I Fornitori dovranno trattare i propri dipendenti e collaboratori con rispetto e dignità e non potranno consentire od applicare alcun tipo di punizione corporale, molestia psicologica, fisica o qualsiasi altro tipo di abuso.
AMBIENTE, SALUTE E SICUREZZA
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Ambiente
I Fornitori dovranno garantire il pieno rispetto delle leggi applicabili in materia di tutela dell'ambiente, valutare il proprio impatto ambientale e definire strategie per ridurre il più possibile gli effetti negativi che lo svolgimento della loro attività ha sull'ambiente. In tale ottica, i Fornitori dovranno in particolare:
- migliorare continuamente le proprie prestazioni ambientali attraverso un'adeguata gestione dei rifiuti, la prevenzione dell'inquinamento atmosferico, idrico e del sottosuolo, la riduzione delle emissioni di gas ad effetto serra, con particolare attenzione all'uso delle energie rinnovabili, alla riduzione in generale dei consumi ed alla gestione in sicurezza delle sostanze chimiche pericolose;
- adottare misure utili a preservare la biodiversità ed a garantire la tracciabilità e la conformità, alle normative vigenti, delle materie prime e delle sostanze chimiche utilizzate;
- attuare le "best practice" lungo la catena di approvvigionamento, allo scopo rispettare il benessere degli animali;
- assicurare che il personale, la cui attività determini un impatto ambientale diretto, sia formato, qualificato e disponga delle risorse necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro;
- assicurare di prediligere materie prime: a) che provengano da fonti rinnovabili, non a rischio di estinzione e/o certificate; b) che provengano da fonti riciclate e/o riciclabili, se disponibili, incoraggiando l'economia circolare od attigua alle località di manifattura (limitando, così, l'impatto negativo del trasporto); c) le cui condizioni di estrazione rispettino le popolazioni e gli ecosistemi locali.
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Prodotti di origine naturale
Golmar persegue una politica di costante riduzione dell'utilizzo di materie prime di origine animale. A tal fine, intende predisporre delle linee guida aziendali tese ad incentivare la produzione e la vendita di prodotti di derivazione naturale. Laddove tecnicamente possibile, Golmar incoraggia, pertanto, l'uso di ingredienti vegetali e/o sintetici.
Golmar chiede quindi, anche ai propri Fornitori, di rispettare pienamente, per i prodotti di origine animale e vegetale, le pertinenti normative internazionali e locali, con particolare riferimento alla Convenzione sul Commercio Internazionale delle Specie Minacciate di Estinzione (normativa "CITES"), in materia di approvvigionamento, importazione, utilizzo ed esportazione di materie prime e prodotti provenienti da specie minacciate di estinzione o protette. -
Salute e sicurezza
I Fornitori saranno tenuti a garantire ai propri dipendenti e collaboratori un ambiente di lavoro sicuro e salubre al fine di evitare incidenti che possano essere causati o derivati dal loro lavoro, anche durante l'uso di macchinari o sostanze chimiche, nonché durante viaggi e trasferte.
I Fornitori saranno pertanto tenuti a ridurre i rischi associati ai pericoli derivanti dalle attività lavorative, fornendo a dipendenti e collaboratori idonei dispositivi di protezione individuale (laddove un pericolo possa essere così ulteriormente mitigato); istituendo procedure e corsi di formazione per rilevare, evitare e ridurre il più possibile tutti i pericoli che possano costituire un rischio per la salute, l'igiene e la sicurezza.
I Fornitori saranno inoltre tenuti a rispettare tutte le leggi locali e internazionali applicabili al riguardo. Questi stessi principi dovranno essere ritenuti da estendere anche agli eventuali alloggi procurati dai Fornitori ai propri dipendenti, nonché, in generale, ai prestatori d'opera incaricati di dare esecuzione a contratti d'appalto, d'opera o somministrazione (cfr. art. 26, D.lgs. n. 81/2008).
METODI DI LAVORO
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Approccio professionale
I Fornitori dovranno svolgere le proprie attività e comportarsi secondo criteri di legalità, integrità professionale, trasparenza, diligenza e concorrenza leale.
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Requisiti legali
I Fornitori dovranno inoltre agire, nello svolgimento delle proprie attività, nel pieno rispetto delle leggi locali, nazionali e internazionali.
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Riservatezza e proprietà intellettuale
Qualsiasi informazione (a titolo esemplificativo e non esaustivo, marchi, progetti, formule, documenti, campioni, prototipi, dati finanziari, etc.) portata a conoscenza dei Fornitori per l'adempimento dei loro obblighi contrattuali con Golmar, dovrà essere considerata confidenziale, trattata come tale e, pertanto, non dovrà essere divulgata a terzi.
I Fornitori dovranno in particolare:
i. adoperarsi al meglio per preservare la segretezza di tutte le informazioni confidenziali;
ii. adoperarsi al meglio per mantenere tutte le informazioni confidenziali al sicuro e protette da furto, danno, perdita o accesso non autorizzato;
iii. adoperarsi al meglio per non utilizzare alcuna informazione confidenziale per qualsivoglia scopo, eccetto per quanto previsto dagli impegni di fornitura;
iv. informare i propri dipendenti, collaboratori, consulenti, funzionari, subappaltatori, etc., che ricevano le suddette informazioni, che le medesime sono confidenziali e quindi non divulgabili, se non nei limiti di quanto previsto dagli impegni di fornitura.Gli obblighi di riservatezza e non divulgazione saranno da considerare in vigore a far data dalla sottoscrizione del contratto di fornitura o dalla firma del diverso accordo che ha dato origine all'obbligo di fornitura (es. accettazione e firma di un preventivo) e manterranno la loro validità per un ulteriore periodo di cinque anni dalla sua esecuzione, scadenza, cancellazione, revoca e risoluzione, a qualsiasi titolo avvenuta.
Il servizio svolto dai Fornitori a beneficio di Golmar non conferirà ai medesimi alcun diritto di proprietà intellettuale su loghi, marchi e creazioni ricevuti da Golmar, così come su disegni, prodotti, prototipi, campioni, progetti, formule, piani, immagini, norme, strumenti, etc. L'uso di tali elementi al di fuori dell'ambito di applicazione definito da Golmar costituirà violazione della proprietà intellettuale e darà luogo agli opportuni procedimenti giudiziari contro i Fornitori.
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Legislazione in materia di sicurezza
Golmar si aspetta che i Fornitori garantiscano il rispetto della legislazione e degli standard di sicurezza in materia di produzione, lavorazione e confezionamento delle forniture. Ciò include la garanzia che anche i composti, le formule, i componenti di imballaggio o i prodotti finiti siano sicuri per l'uso previsto.
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Test sugli animali
Salvo quanto diversamente richiesto dalle leggi e dai regolamenti locali, i Fornitori di Golmar dovranno garantire che nessun test sugli animali sia stato condotto o commissionato durante qualsiasi fase di sviluppo o realizzazione dei prodotti forniti.
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Paese di origine dei componenti del prodotto
Ai Fornitori potrà essere richiesto di fornire a Golmar informazioni relative al paese di origine, identità e ubicazione delle fonti dei componenti e delle materie prime utilizzati nei prodotti consegnati. In caso di prodotti finiti (materiali promozionali inclusi), i Fornitori dovranno sempre fornire informazioni sul paese di origine e sulla relativa voce doganale.
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Standard di qualità
I Fornitori dovranno condividere l'impegno di Golmar nel realizzare prodotti di alta qualità, che soddisfino i requisiti richiesti dei clienti. I Fornitori dovranno impegnarsi, altresì, a rispettare gli standard concordati, garantire la tracciabilità delle produzioni e delle informazioni relative al prodotto per il periodo concordato (di norma cinque anni, se non diversamente richiesto). Sono incoraggiate iniziative di formazione, di innovazione tecnologica e di adozione di "best practice" utili al miglioramento continuo dei prodotti e delle tecniche di produzione. I Fornitori dovranno essere in grado di attuare e di implementare azioni correttive efficaci nel caso in cui si dovessero rilevare delle anomalie o delle non conformità nei prodotti o nelle tecniche di produzione.
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Pratiche di buona fabbricazione
I Fornitori dovranno sempre rispettare le pratiche di buona fabbricazione, anche con riferimento agli imballi primari e secondari.
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Imballaggi
I Fornitori dovranno rispettare i requisiti essenziali per la pallettizzazione al fine garantire che tutte le merci siano organizzate in modo da poter essere caricate, scaricate, movimentate e stoccate in completa sicurezza in tutte le fasi del trasporto e della movimentazione dei materiali.
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Modifiche rilevanti
I Fornitori si impegnano a segnalare a Golmar qualsiasi rilevante modifica concernente la compagine societaria, il gruppo di controllo, la sede, gli stabilimenti, le tecnologie, le esternalizzazioni / internalizzazioni dei processi e le attività che possano avere effetto, a qualsiasi titolo, sulle forniture richieste.
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Prevenzione del conflitto di interessi
I Fornitori dovranno rispettare tutte le leggi applicabili in materia di conflitto di interessi e compiere ogni sforzo per prevenire il verificarsi di situazioni che possano creare un contrasto nell'ambito delle loro relazioni commerciali con Golmar, evitando di nascondere alla medesima le suddette situazioni, potenziali o confermate. I Fornitori si impegnano, inoltre, a non partecipare, supervisionare, influenzare qualsiasi decisione professionale in merito a familiari, relazioni personali o persone impiegate presso Golmar, con le quali i Fornitori siano impegnati finanziariamente.
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Anticorruzione
I Fornitori garantiscono che tutte le attività, sia dirette che indirette, saranno svolte nel rispetto di tutte le normative anticorruzione applicabili, senza esclusioni o eccezioni.
I Fornitori dichiarano e garantiscono, inoltre, che si atterranno integralmente a quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di prevenzione dei reati e che si impegneranno ad adottare tutte le misure necessarie per impedire la commissione dei reati medesimi.
I Fornitori si impegnano, durante l'adempimento dei propri obblighi contrattuali, a non offrire, pagare, dare o promettere di pagare, direttamente o indirettamente, alcuna somma di denaro, regalie od altre utilità a:
- qualsiasi funzionario o dipendente di qualsiasi governo, dipartimento, agenzia o ente strumentale dello stesso;
- qualsiasi altra persona che agisca in veste ufficiale per conto di qualsiasi governo, dipartimento, agenzia o ente dello stesso;
- qualsiasi altra persona, azienda, società o altra entità, individuata su suggerimento, richiesta o direzione, beneficio, di qualsiasi funzionario o dipendente governativo, partito politico, comitato politico, funzionario o dipendente dello stesso o candidato per una carica politica, che abbiano come scopo od effetto la corruzione pubblica o commerciale, l'accettazione o l'acquiescenza a estorsioni, tangenti od il ricorso ad altri mezzi illeciti (o impropri) per ottenere affari o qualsiasi altro inopportuno vantaggio;
- qualsiasi dipendente, agente, collaboratore di Golmar o che agisca per conto di Golmar.
I Fornitori si impegnano, inoltre, ad evitare di richiedere prodotti di Golmar a titolo gratuito in cambio di sconti commerciali. -
Rispetto del trattamento dei dati personali (Privacy)
I Fornitori concordano che la raccolta, l'elaborazione, il trattamento largamente inteso e la divulgazione dei dati personali sono soggetti al rispetto della legge sulla privacy applicabile. I Fornitori si impegnano a rispettare gli obblighi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, con riguardo al trattamento dei dati personali e la libera circolazione dei medesimi (GDPR).
I Fornitori, quando operano in forza di un incarico conferito da Golmar, si impegnano a trattare i dati personali, ricevuti o generati a seguito dell'esecuzione della prestazione, nel pieno rispetto delle disposizioni vigenti e si impegnano, inoltre, a mettere in atto tutte le misure di sicurezza, tecniche e organizzative necessarie per evitare l'accesso involontario, la distruzione, la perdita, la divulgazione dei dati suddetti.
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Autorità doganali e di sicurezza
Per quanto possibile, i Fornitori dovranno conformarsi alle norme della legislazione doganale applicabile, comprese quelle relative all'importazione, all'esportazione e al divieto di trasbordo di merci nel paese di importazione ed esportazione, nonché quelle applicabili in materia di sanzioni economiche o embarghi praticati, promulgati o imposti da entità di riferimento quali UE, ONU, USA.
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Subappalto
Prima di subappaltare qualsiasi parte del processo di produzione, i Fornitori dovranno ricevere l'approvazione scritta di Golmar. L'approvazione sarà in ogni caso subordinata all'accettazione, da parte dei subappaltatori, del presente Codice e di tutte le altre condizioni applicabili.
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Trasparenza delle informazioni
I Fornitori saranno tenuti in ogni tempo a fornire informazioni chiare e accurate in merito ai metodi, alle infrastrutture, alle risorse utilizzate e alle competenze impiegate per garantire la corretta esecuzione delle forniture che saranno loro affidate, astenendosi dal fornire dichiarazioni fuorvianti.
RICHIESTE DI DOCUMENTI
Golmar potrà richiedere ai propri Fornitori di rispondere a questionari o ad altre richieste di documenti in merito all'applicazione del presente Codice. Tali richieste potranno provenire anche da licenzianti / clienti di Golmar.
AUDIT ED ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
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Audit
Golmar si riserva il diritto di verificare il rispetto dei principi del presente Codice e di condurre audit di conformità, con un preavviso minimo di cinque giorni lavorativi, presso sedi ed impianti dei Fornitori, dei subappaltatori o delle società controllate (o consociate) che abbiano, anche mediata, relazione con Golmar. Le attività di audit potranno riguardare qualsiasi processo (a titolo non esaustivo, processi di produzione, amministrazione, logistica), ivi compresa l'eventuale adozione e la corretta applicazione di un Sistema di Gestione della Qualità (SGQ).
I Fornitori concederanno l'accesso ai rappresentanti di Golmar e accetteranno di correggere e migliorare qualsiasi problema o difetto rilevato. I Fornitori dovranno collaborare e facilitare, per quanto possibile, le operazioni di controllo, garantendo l'accesso agli impianti produttivi ed a tutti i documenti necessari a provare l'applicazione e la conformità delle proprie azioni con i requisiti di legge e con il presente Codice di condotta.
Le attività di audit potranno essere svolte da personale di Golmar o da società esterne appositamente incaricate. Il superamento di tali verifiche non solleverà i Fornitori dall'onere di procurare prodotti / servizi che rispettino i requisiti contrattuali già definiti. La richiesta di audit potrà provenire o essere effettuata anche in accordo con i licenzianti di Golmar. -
Accesso alle informazioni
I Fornitori dovranno conservare documentazione adeguata, utile al fine di dimostrare l'osservanza delle disposizioni del presente Codice, e renderla sempre disponibile, se richiesta, fatte salve le circostanze di esplicita interferenza con quanto previsto dalla vigente normativa in materia di privacy.